PROJECT CHARTER
DESKRIPSI
PROYEK PERUBAHAN INSTANSIONAL
KELURAHAN
AMBORAWANG DARAT KECAMATAN
SAMBOJA KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA
PENATAAN TATALAKSANA KETATAUSAHAAN MELALUI
OPERASIONALISASI BUKU AGENDA BERBASIS ELEKTRONIK
KANTOR
SEKERTARIAT KELURAHAN
DALAM
RANGKA
PENYUSUNAN
RANCANGAN PROYEK PERUBAHAN
SEBAGAI
PESERTA DIKLATPIM TK. IV
DISUSUN OLEH :
MOPFIYANTO
RAMADHAN, S.IP
NO PESERTA
DIKLAT : 018
BADAN
PENDIDIKAN DAN
PELATIHAN
PROVINSI
JAWA TIMUR
DIKLAT
KEPEMIMPINAN TINGKAT IV ANGKATAN XXX
TAHUN
2014
RENCANA
AKSI PERUBAHAN (PROJECT
CHARTER)
|
1.0 IDENTITAS PROYEK
|
||||||||||||
|
Nama
|
“PENATAAN TATALAKSANA KETATAUSAHAAN MELALUI
OPERASIONALISASI
BUKU AGENDA BERBASIS ELEKTRONIK”
|
|||||||||||
|
Deskripsi
|
Perubahan sistem pencatatan buku agenda yang saya
beri nama :
“e-agenda” merupakan Sistem Pencatatan Buku Agenda Elektronik
yang melaui sistem data Base berupa Penyedian data dalam bentuk file, Diana membawa perubahan cukup besar yang sebelumnya masih menggunakan
pencatatan secara manual ke dalam (buku besar) untuk pencatatan mengalami
kendala karena berbagai faktor.
Peruabahan menuju tatanan manajemen kearsipan
berbasis teknologi dan informasi akan membawa dampak sebagai peningkatan
kualitas pelayanan publik secara baik dengan menggunakan prinsip Efektif
& Efisien.
|
|||||||||||
|
Sponsor
|
CAMAT SAMBOJA KABUPATEN KUTAI KARTANEGARA
|
|||||||||||
|
Project Leader
|
SEKRETARIS
KELURAHAN
|
|||||||||||
  Sumber daya tim |
1.
Camat Kec. Samboja Kab. Kutai Kartanegara
2.
Steakhorder (Eksternal)
Badan
Kearsipan
3.
Steakholder (internal)
Staf
Kelurahan
|
Camat Selaku
Pimpinan Langsung (Peserta DIKLAT PIM IV)
Badan
Kearsipan Selaku Steakholder Eksternal yaitu mitra kerja dalam memberikan informasi
guna memvaliditas data pencatatan data base.
Staf
Kelurahan Selaku Steakholder Internal yaitu mitra kerja dalam membantu
menyusun dan mengentry data-data yang merupakan informasi guna memvaliditas
data pencatatan data Base
|
||||||||||
|
2.0 LATAR BELAKANG (BURNING PLATFORM)
|
||||||||||||
|
Pembangunan Nasional adalah suatu
proses yang berkelanjutan yang harus senantiasa tanggap terhadap berbagai
dinamika yang terjadi di masyarakat Dimana globalisasi informasi telah
menempatkan Indonesia sebagai bagian dari masyarakat informasi dunia sehingga
mengharuskan dibentuknya pengaturan mengenai pengelolaan Informasi Elektronik
di tingkat nasional sehingga pembangunan Teknologi Informasi dapat dilakukan
secara optimal, merata, dan menyebar ke seluruh lapisan masyarakat guna
mencerdaskan kehidupan bangsa;
Oleh karena itu Pemerintah perlu
mendukung pengembangan Teknologi Informasi melalui infrastruktur sehingga
pemanfaatan Teknologi Informasi dilakukan secara aman untuk mencegah
penyalahgunaannya dengan memperhatikan nilai-nilai agama dan sosial budaya
masyarakat Indonesia.
Memperhatikan Undang-Undang ITE No. 11
tahun 2008 tentang Informasi Teknologi Elektronik bab I pasal 1 ayat 1 (satu)
menyatakan bahwa yang dimaksud dengan informasi Teknologi adalah “Informasi Elektronik adalah satu atau
sekumpulan data elektronik, termasuk tetapi tidak terbatas pada tulisan,
suara, gambar, peta, rancangan, foto, electronic data interchange (EDI),
surat-surat elektronik (electronic mail), telegram, teleks, telecopy atau
sejenisnya, huruf, tanda, angka, Kode Akses, simbol, atau perforasi yang
telah diolah yang memiliki arti atau dapat dipahami oleh orang yang mampu
memahaminya.”,
Mengingat Undang-Undang
ITE No. 11 tahun 2008 tentang Informasi Teknologi Elektronik bab IX Peran
Pemerintah Dan Peran Masyarakat pasal 40 ayat 1 (satu) menyatakan bahwa “Pemerintah
memfasilitasi pemanfaatan Teknologi Informasi dan Transaksi Elektronik sesuai
dengan ketentuan Peraturan Perundang-undangan” maka jelas
bahwa Informasi Teknologi merupakan termasuk dalam ruang lingkup bagian dari
pengelolaan dan pertanggungjawaban Pemerintah.
Pembangunan
daerah akan dapat dilaksanakan dengan baik apabila didukung oleh beberapa
faktor penunjang. Diantara beberapa faktor penunjang tersebut adalah adanya
data dan informasi yang lengkap dan valid. Tanpa adanya data dan informasi yang
lengkap dan valid , Kelurahan Amborawang Darat belum bisa berkontribusi
mensukseskan Visi dan Misi Kepala Daerah
Berdasarkan
salah satu tugas pokok dan fungsi Sekretaris Lurah adalah : Pelaksanaan
tata usaha administrasi umum, kepegawaian dan perlengkapan rumah tangga
Identifikasi permasalahan yang muncul adalah belum tertatanya data kearsipan
yang akurat dan valid mengenai pencatatan penomoran di dalam buku agenda yang
selama ini masih menggunakan sistem manual, Sejalan berkembangnya kemajuan
dan teknologi ini, diharuskan kita memanfaatkannya sebaik mungkin.
Dimana kondisi yang saya harapkan adalah : “Tersedianya tata kelola kearsipan yang memuat
tentang pencatatan secara lengkap dan valid mengenai Pencatatan buku agenda
melalui sistem aplikasi e-agenda (Sistem Pencatatan Buku Agenda
Elektronik) tingkat Kelurahan Amborawang Darat Kecamatan Samboja Kabupaten
Kutai Kartanegara”, bisa terwujud dengan penuh rasa tanggung jawab, hal
ini juga menjadi tanggung jawab kita bersama sebagai pemegang tongkat estafet
negeri dalam mewujudkan cita cita bangsa Indonesia yaitu
Berbangsa, Bersatu, Berdaulat , Adil & Makmur.
|
||||||||||||
|
3.0 TUJUAN
Tujuan Proyek Perubahan ini
adalah untuk “Meningkatkan Tertib Tatalaksana Kearsipan, melalui
operasionalisasi Pencatatan Buku Agenda Berbasis Elektronik” Dalam pencapaian tujuan tersebut, dilakukan
Pentahapan Tujuan sebagai berikut :
TUJUAN JANGKA PENDEK :
|
||||||||||||
|
TUJUAN JANGKA MENENGAH :
TUJUAN JANGKA PANJANG :
|
||||||||||||
|
4.0 Manfaat
|
||||||||||||
|
Manfaat dari pencatatan buku agenda surat keterangan
melalui sistem data base pada sekertariat kelurahan untuk mewujudkan tujuan
Reformasi birokrasi pada area Penataan Tatalaksana (Berkaitan Dengan Sistem,
Proses Dan Prosedur Kerja) Kelurahan Amborawang Darat Kecamatan Samboja Kab.
Kutai Kartanegara.
Proyek Perubahan
ini terletak pada keberhasilan SKPD Kelurahan Amborawang Darat dalam
menyediakan buku agenda melalui sistem “Pencatatan
buku agenda melalui sistem aplikasi e-agenda (Sistem Pencatatan Buku
Agenda Elektronik)” pada kantor Kelurahan Amborawang Darat
Kecamatan Samboja Kab. Kutai Kartanegara
|
||||||||||||
|
5.0 RUANG LINGKUP
|
||||||||||||
|
Berdasarkan Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan
Aparatur Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map
Reformasi Birokrasi 2010-2014 terdapat 8 (delapan) area perubahan reformasi
birokrasi yaitu manajemen perubahan (mind set dan culture set), penguatan
pengawasan, penguatan akuntabilitas kinerja, penataan dan penguatan
organisasi, penataan SDM aparatur, penataan peraturan perundang-undangan,
penataan tatalaksana, peningkatan kualitas pelayanan publik.
Adapun proyek perubahan ini mencakup pada penataan
tatalaksana dan peningkatan kualitas pelayanan publik. Penataan tatalaksana
bertujuan meningkatkan efisiensi dan efektivitas bisnis proses dan mekanisme
kerja/prosedur dalam sistem manajemen pemerintahan Target yang ingin dicapai
melalui area penataan tatalaksana ini adalah :
o
meningkatnya
penggunaan teknologi informasi dalam proses penyelenggaraan manajemen
pemerintahan dan
o
meningkatnya
efisiensi dan efektivitas proses manajemen pemerintahan.
Memperhatikan peraturan diatas aparatur Kelurahan
diwajibkan mampu menyediakan Data yang lengkap dan valid mengenai agenda
pembukuan Kelurahan Amborawang Darat
Kecamatan Samboja Kabupaten Kutai Kartanegara melalui sistem komputerisasi secara mendetail Agenda Pembukuan & surat
Keterangan.
|
||||||||||||
|
6.0 OUTPUT KUNCI (key Project DELIVERABLES)
|
||||||||||||
|
Nama
|
Deskripsi
|
|||||||||||
|
Terlaksananya penerapan
mekanisme pencatatan buku e-agenda
(agenda elektronik) melalui sistem data base pada kantor sekertariat
kelurahan
|
Pemerintah
Daerah khususnya SKPD Kelurahan Amborawang Darat diharapkan dapat menerapkan mekanisme pencatatan buku e-agenda (agenda elektronik) pada sekertariat kelurahan dan juga mampu mengimplementasikan
& mewujudkan prinsip efektivitas dan
efisien dalam pelayanan publik yang tertuang dalam Peraturan Menteri Negara Pendayagunaan Aparatur
Negara dan Reformasi Birokrasi Nomor 20 Tahun 2010 tentang Road Map Reformasi
Birokrasi 2010-2014.
|
|||||||||||
|
7.0 PENTAHAPAN (MilestoneS)
|
||||||||||||
|
No
|
TAHAP UTAMA
|
Waktu
|
||||||||||
   |
JANGKA
PENDEK (breakthrough 2
sampai akhir breakthrough 2)
a.
 Rapat staf
kelurahan mengenai pembentukan panitia validitas data agenda surat keterangan kelurahan.
b. Mengidentifikasi permasalahan intern mengenai database
agenda surat Kelurahan Amborawang Darat.
c. Koordinasi kepada steakholder mengenai permaslahan
intern dan memperkenalkan Project carter kepada Steakholder.
d. Menyusun kerangka acuan kerja (KAK) mengenai sistem
prosedur Database
e. Penyusunan Aplikasi E-agenda sebagai proyek
perubahan yang di usulkan peserta Diklat PIM IV.
f.
Mengadakan sosialisasi dan pelatihan / workshop mengenai mekanisme
penggunaan aplikasi e-agenda kepada aparat kelurahan secara mendetail.
JANGKA PANJANG (awal tahun 2015
sampai akhir 2015)
a.
Mengevaluasi aplikasi e-agenda
tahun 2014 dan melaporkan hasil kegiatan kepada atasan.
b.
Menyusun dan memperbaiki Database dengan sistem aplikasi e-agenda sehingga mempermudah
dalam sistem pencatatan di awal tahun 2015.
c.
 Melaksnakan proses pencatatan dengan
menggunakan aplikasi selama 1 tahun, dan melihat kinerja aplikasi , apakah
sudah berhasil, dan menjadi acuan dalam menggambil kebijakan oleh atasan.
d. Menyusun & Menyampaikan Laporan hasil kinerja
aplikasi kepada atasan langsung (lurah Amborawang Darat) selama pelaksanaan 1
tahun berjalan.
|
1 Oktober 2014
2-4 Oktober 2014
6-7 Oktober 2014
8-17 Oktober
2014
20-31 Oktober
2014
3-5 november 2014
tahun 2015
tahun 2015
tahun 2015
tahun 2015
|
||||||||||
|
8.0 TATA KELOLA
PROYEK (siapa akan melakukan apa)
|
||||||||||||
|
Struktur
|
Deskripsi
|
|||||||||||
|
STRUKTUR PENYELENGGARAAN
PROYEK PERUBAHAN
           |
Sponsor (Mentor)
Camat Samboja bertugas :
· Pembimbing & pengarah kepada pejabat eselon IV (
peserta Diklat PIM IV )
· Memberikan Solusi
kepada peserta Diklat mengenai kendala kendala yang dihadapi selama
pelaksanaan Project carter berlangsung
· Menjalin komunikasi kepada choch apabila peserta
Diklat PIM IV mengalami kendala.
|
|||||||||||
|
Choch
(dosen/WidyaIsuara) bertugas :
· Pembimbing & pengarah kepada pejabat eselon IV (
peserta Diklat PIM IV )
· Memberikan Solusi
kepada peserta Diklat mengenai kendala kendala yang dihadapi selama
pelaksanaan Prospect carter berlangsung
· Menjalin komunikasi kepada mentor apabila peserta
Diklat PIM IV mengalami kendala.
|
||||||||||||
|
Steakholder
eksternal ( Dinas Kearsipan Daerah ) bertugas
:
· Memberikan informasi kepada peserta Diklat PIM IV
dalam rangka proses berlangsungnya pelaksanaan Project carter
· Mengevaluasi hasil laporan inventarisasi Asset Kel.
Amborawang Darat.
· Memberikan masukan dan saran agar terciptanya database
agenda kelurahan Amborawang Darat.
|
||||||||||||
|
Project Leadership tam Bertugas :
·
Memimpin pelaksanaan project chater.
·
Menyusun Databdase Agenda surat Keterangan melalui
sistem Aplikasi.
Steakholder
internal (Staf kelurahan ) bertugas :
· Menyusun data Base Agenda Surat
Keterangan yang Valid.
|
||||||||||||
|
9.0 ANGGARAN
|
||||||||||||
|
Jumlah
|
Deskripsi
|
|||||||||||
|
Estimasi jumlah
anggaran yang dibutuhkan
Rp. 1.000.000,-
|
Penjelasan
peruntukan
PENYUSUNAN
APLIKASI DATA BASE AGENDA PENCATATAN KEPENDUDUKAN
|
|||||||||||
|
Estimasi jumlah
anggaran yang dibutuhkan
Rp. 1.500.000,-
|
Penjelasan
peruntukan
BIAYA
PELAKSANAAN PROJECT CHARTER (rapat, sosialisasi, copy data.)
|
|||||||||||
|
10. IDENTIFIKASI STAKEHOLDER
|
||||||||||||
|
NO
|
Identifikasi instansi/individu yang berkepentingan dan memiliki sedikit
banyak pengaruh terhadap hasil akhir dari proyek perubahan. Pengaruh tersebut
dapat bersifat positif yang berarti mendukung atau negatif yaitu menjadi
sumber penghambat. Stakeholder dapat dibedakan antara stakeholder internal
(masih dalam satu instansi) atau eksternal yaitu instansi lain atau individu
yang berpengaruh diluar instansi peserta.
Stakeholder yang berkepentingan
dari hasil proyek ini terbagi dari 2 (dua) adalah :
Stakeholder
internal
Stakeholder
eksternal
|
|||||||||||
|
11. IDENTIFIKASI POTENSI MASALAH
|
||||||||||||
|
No
|
Deskripsi
|
|||||||||||
|
Penjelasan
tentang potensi kendala yang akan menghambat kelancaran atau keberhasilan
pencapaian target dan tujuan proyek perubahan
Potensi yang menjadi kendala dalam menghambat proses kelancaran /
keberhasilan pencapaian target dan tujuan Project carter adalah :
|
||||||||||||
|
12 RESIKO
|
||||||||||||
|
No
|
Deskripsi
|
|||||||||||
|
Penjelasan
tentang resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan pencapaian tujuan
proyek perubahan sesuai target waktu yang telah ditetapkan
Resiko yang harus diantisipasi bagi keberhasilan tujuan Project carter
sesuai target waktu yang telah di tetapkan adalah :
1. Mempersiapkan waktu dalam rangka koordinasi antar SKPD sehingga tidak
mengganggu target yang telah di tetapkan sebelumnya.
2. Menyusun jadwal dalam rangka koordinasi antar SKPD sehingga dapat
menyesuaikan target.
|
||||||||||||
|
13. KRITERIA KEBERHASILAN
|
||||||||||||
|
Ukuran keberhasilan dalam pelaksanaan proyek
perubahan. Ukuran tersebut harus dapat diukur misalnya dengan prosentase
capaian, norma waktu, uang dsb.
Ukuran Keberhasilan dalam Pelaksnaan Project Charter ini adalah :
1. Dapat memberikan data mengenai pembukuan yang
berbasis aplikasi sehingga mewujudkan sifat transparansi pada masyarakat
kelurahan Amborawang Darat.
3. Mampu meningkatkan kompetensi dalam menyongsong
pelaksanaan peraturan No. 5 tahun 2014 tentang ASN (Aparatur Sipil Negara)
4. mendukung
reformasi birokasi dan perbaikan kinerja serta kualitas Pelaporan yang
menjadi tanggung jawab Pribadi maupun instansinya.
|
||||||||||||
|
14. FAKTOR KUNCI KEBERHASILAN (KEY SUCCES FACtoRS)
|
||||||||||||
|
Faktor faktor
yang dianggap menjadi kunci bagi keberhasilan pencapaian tujuan proyek perubahan
secara tepat sasaran dan waktu.
Faktor –
Faktor yang dianggap Menjadi Kunci keberhasilan pencapaian tujuan Project
carter secara tepat sasaran dan waktu adalah :
|
||||||||||||
|
15. DISETUJUI
|
||||||||||||
|
PROJECT SPONSOR PESERTA
SAMBOJA, 3, SEPTEMBER 2014
FAHMI ,SP, M.Si
NIP. 19611215 198103 1 003
|
||||||||||||
FORMULIR BAGI MENTOR
PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
|
1. Nama Peserta
|
:
|
Mopfiyanto
Ramadhan ,S.IP
|
|
2. Instansi
|
:
|
Kelurahan Amborawang Darat
|
|
3.
Topik
yang dijadikan Project Perubahan (Lingkup Eselon IV/b)
|
:
|
PENERAPAN MEKANISME PENCATATAN BUKU
E-AGENDA (AGENDA ELEKTRONIK) MELALUI SISTEM DATA BASE PADA KANTOR SEKERTARIAT
KELURAHAN
|
|
Catatan terhadap Rencana Aksi
Perubahan yang disiapkan peserta :
|
||
|
Rekomendasi :
|
||
Samboja, 3 September 2014
Mentor,
FAHMI ,SP, M.Si
NIP. 19611215 198103 1 003
FORMULIR BAGI COACH
PADA TAHAP TAKING OWNERSHIP
|
Nama Peserta
|
:
|
Mopfiyanto
Ramadhan ,S.IP
|
|
Instansi
|
:
|
Kelurahan Amborawang Darat
|
|
Topik yang dijadikan Project
Perubahan (Lingkup Eselon IV/b)
|
:
|
PENERAPAN MEKANISME PENCATATAN BUKU
E-AGENDA (AGENDA ELEKTRONIK) MELALUI SISTEM DATA BASE PADA KANTOR SEKERTARIAT
KELURAHAN
|
|
Catatan terhadap Rencana Aksi
Perubahan yang disiapkan peserta :
|
||
|
Rekomendasi :
Perbaikan Naskah PC nya sudah saya terima, sekarang sudah
siap untuk kegiatan selanjutnya sesuai tahapan pembelajaran yaitu
mempersiapkan untuk membuat Proposal (Bab I & Bab II) dengan Bahan
Bakunya dari Project Charter. Tapi menunggu penjelasan pada Mata Diklat
(MD)- Merancang Proyek Perubahan. (5-09-2014)
|
||
Malang, 5 September 2014
Coach,
Drs. Suryadi, M.Si
Tidak ada komentar:
Posting Komentar